10 Schritte zum Digitalen Büro

Wie stellen Sie sich ein Büro auf die Bedürfnisse der Zukunft ausgerichtet vor? Natürlich sind die spezifischen Anforderungen an einen Arbeitsplatz von Branche zu Branche sehr unterschiedlich, aber völlig ohne Einfluss der Digitalisierung bleibt keine. Schließlich sitzt jeder zumindest zeitweise am Rechner, sei es um eine Bestellung abzusetzen, Rechnungen zu schreiben, oder um etwas zu recherchieren.

Was sind die Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz?

Ein Tisch, ein Stuhl, natürlich möglichst ergonomisch, ein wenig Ablage, passende Beleuchtung, vielleicht ein Besprechungstisch und eine Pinnwand – im Groben sind die Anforderungen an einen Büro-Arbeitsplatz klar und unterscheiden sich nicht stark von denen von vor hundert Jahren. Worauf ist zu achten, wenn man ein zukunftsfähiges Büro ohne unnötige, traditionelle Einrichtungsgegenstände plant?

1. Technik-Bedarf klären. Ist ein Festnetzrechner, der oft mehr Kapazität als ein mobiles Gerät hat, nötig? Oder ist die Flexibilität, auch mal an einem anderen Arbeitsplatz, z. B. im Stehen zu arbeiten, entscheidender? Im letzteren Fall sollten Sie die Anschaffung eines Monitors in Betracht ziehen, um komfortabel mit mehreren Programmen gleichzeitig arbeiten zu können. Sind mehrere Arbeitsplätze in einem Raum sollte man prüfen, ob man die Rechner nicht in einen separaten Raum verbannt, da sie unter Umständen laut sind und viel Wärme produzieren.
2. Mehrfachsteckdose in unmittelbarer Umgebung. Das schränkt die Wahl des Standortes schonmal ein. Ja, es gibt auch diese Teppichklappen, aber haben Sie schon welche gesehen, die auch ästhetisch annehmbar waren?
3. Sonnenlicht meiden. Im Herbst oder Frühling sitzt es sich zwar mit einem Buch oder Stift und Zettel ganz gut an einem sonnengeflutetem Schreibtisch, am Monitor wird die Arbeit durch zuviel Licht aber deutlich erschwert.
4. Ausreichend Entfernung zum Monitor.  Mein 27-Zoll-Bildschirm empfiehlt eine Entfernung von 90-100cm, was angesichts der Tatsache, dass standardisierte Tischplatten zwischen 60cm und 75cm tief sind, fast unmöglich ist. Wir sollten uns von der veralteten Vorstellung, dass Schreibtische unbedingt breiter als tief sein müssen, frei machen. Oder aber den Bildschirm ins Regal stellen und am Tisch davor arbeiten. Dann ist der Abstand je nach Aufgabe frei wählbar.
5. Schreibtisch mit Dockingstation unter der Tischplatte. So lässt sich ein Laptop ohne Mühe anschließen und alle unvermeidlichen Kabel sind sauber verlegt und stören nicht den Arbeitsfluss.
6. Kabelloser Ladepunkt für mobile Geräte. Smartphones oder Tablets werden einfach abgelegt und werden nebenbei mit Energie betankt. Leider ist diese Technologie noch in den Anfängen und für die wenigsten Geräte tatsächlich nutzbar. Unter anderem bemüht sich IKEA, die infrastrukturellen Voraussetzungen bereitzustellen.
7. Beleuchtete Tastatur statt Schreibtischlampe. Meistens stehen diese eh nur rum und fangen Staub – oder bestrahlen so den Monitor, dass man nichts mehr sieht. Also lieber gleich für individuelle, indirekte Beleuchtung sorgen.
8. Festnetztelefon adé. Da Festnetztelefonie heute sowieso nur noch IP-basiert funktioniert, gibt es keinen Grund mehr, sich seinen Schreibtisch mit einem weiteren schwarzen Klotz zu verschandeln. Stattdessen hängt z. B. an der Schreibtischseite, also in Reichweite aber aus dem Sichtfeld, ein Headset, das an den Rechner angeschlossen ist. Die Telefonie-Funktionen übernimmt Software. Dies erleichtert auch Verknüpfungen, etwa mit dem Customer Relations Management. Ist der Rechner aus, also außerhalb der Bürozeiten, nimmt ein digitaler Anrufbeantworter oder eine Weiterleitung aufs Handy die Anrufe entgegen.
9. Faxgerät digitalisieren. Auch wenn das Fax in einigen Unternehmen immer noch zur Standardkommunikation dient, kann man inzwischen ein Fax online verschicken und empfangen. Dienstleister wie die Telekom bieten dafür einfache Onlineanwendungen an. Eventuell muss man das zu faxende Dokument vorher einscannen. Ein Scanner zur Verfügung zu haben ist in den nächsten Jahren in jedem Fall von Vorteil. Wie sich der Bedarf langfristig entwickelt, ist aber schwer abzusehen. Ebenso unklar ist für mich die Frage, wie sich das Drucken entwickeln wird, weshalb dieser Punkt nicht auf dieser Liste auftaucht.
10. Kleine Schublade mit digitalem Zubehör. Ein oft unterschätzter Faktor ist Kleinkram wie Ladekabel, Speicherkarten, Adapter, USB-Stick usw. Man sollte ihn immer greifbar haben, ohne aufzustehen zu müssen. In einer zweiten Schublade würde ich Notizzettel, Stifte und sonstigen Kleinkram aufbewahren.

Nicht an Einrichtung sparen – das können Sie sich nicht leisten!

Bevor Sie also anfangen, ohne Plan Ihr Büro umzuräumen, werden Sie sich erstmal über Ihren vermutlichen Bedarf in 5 Jahren klar und entscheiden danach was Sie tatsächlich brauchen. Außerdem sparen Sie nicht an Technik. Das gilt für die störungsarme Hochgeschwindigkeitsinternetverbindung ebenso wie das bequeme Headset für Telefonkonferenzen, ein zusätzliches Kabel um unter keinen Umständen ein sorgfältig verlegtes einer anderen Bestimmung zuzuführen und den Beamer ohne Farbstich. Schließlich ist nichts so frustrierend und demotivierend wie nicht-funktionierendes Arbeitsmaterial.